Microsoft Forms y su nuevo campo, carga de documentos

¡Bienvenidos una vez más al blog de NCORA!

Soy Vicent Solanes, Head of Cloud & Modern Workplace en NCORA, y hoy os traigo este post recién sacado del horno sobre MICROSOFT FORMS.

Como ya sabéis, MICROSOFT actualiza de manera continua las aplicaciones que forman parte de O365 y esta vez vamos a hablar sobre una de las últimas funcionalidades añadidas a MICROSOFT FORMS.

MICROSOFT ha incorporado el campo de carga de documentos, que estaba siendo muy demandado por los clientes.

Antes de mostraros cómo se configura y usa este campo, me gustaría añadir que aún no he recibido notificación alguna en el centro de mensajes.

Pero buscando en el roadmap (link) aparece que se está desplegando ahora mismo durante este mes de diciembre.


Bien, vamos a ver cómo utilizarlo.

Lo primero que nos puede ocurrir es que nos indique que NO podemos utilizarlo. Esto ocurre porque solo se puede utilizar en formularios que NO estén compartidos al exterior. Tiene sentido ya que, si no, podríamos sufrir algún ataque y llenar nuestro almacenamiento.

Cambiamos las opciones de compartición:

(He marcado registrar nombre del usuario, después veremos lo que ocurre 🙂 )

Volvemos a añadir el campo:

Ahora ya nos deja crear el campo, pulsamos y nos aparece este aviso sobre el almacenamiento (OneDrive).

Aquí hay que tener en cuenta si hemos creado un formulario en nuestro espacio, o si creamos un formulario de grupo. Si es el primer caso, se subirán los documentos a nuestro OneDrive y, si es un formulario de grupo, se subirá a una carpeta dentro de su SharePoint.


Una vez añadido el campo al formulario, procedemos a configurarlo:

Podemos indicar el número de archivos que podemos subir, desde 1 hasta 10:

También podemos configurar el tamaño del archivo a subir:

Si pinchamos sobre tipo de archivo, podemos seleccionar qué tipo o tipos permitimos subir:

Ahora vamos a probar este nuevo campo 🙂

He creado un formulario solo con este campo, pero he indicado que solo puedo subir 3 archivos, de tipo PDF y tamaño máximo de 100MB.

Al pulsar sobre “Cargar archivo”, se nos abre un explorador y, si nos fijamos, solo nos permite seleccionar los documentos con extensión .pdf

Una vez lo subimos y pulsamos, se nos cargará el documento.

Hasta aquí la parte usuario, una interfaz de lo más sencilla de usar.

Ahora, si tenemos privilegios para ver las respuestas del formulario y pulsamos sobre respuestas podremos ver lo siguiente:

Fijándonos, vemos que el documento se ha renombrado con el nombre del usuario, ¡esto es perfecto!

Podemos identificar rápidamente qué usuario ha cargado el documento. Si pulsamos sobre “Ver en la carpeta”, nos trasladará a la ubicación OneDrive.

Como podemos observar, aquí vemos el usuario que ha cargado el documento mediante el formulario.

Esto parece genial, pero… ¿y si no hemos marcado que registre el nombre del usuario?

Nos añade Anonymous.

Todo un detalle esta etiqueta, así sabemos que realmente NO se está guardando ningún nombre ni nada, ¡genial! Con esta última apreciación damos por terminada la explicación de uso.

Me gustaría comentaros que me ha gustado mucho este campo, es funcional y cubre bastantes requerimientos solicitados durante tiempo.

También me gustaría comentaros que cuando he terminado de revisar y probar este campo, me ha surgido una duda, ¿y si queremos guardar estos documentos en otra ubicación? Por ejemplo SharePoint. Esto con Power Automate parece sencillo pero ya os adelanto que mi primera prueba NO ha sido satisfactoria, tendremos que profundizar más o esperar las novedades de Microsoft, que siempre son muchas.

Espero que os sea útil este post.

Si necesitáis un proyecto o consultoría sobre Office 365 en España o México llámanos o escríbenos.

¡Hasta la próxima!

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